SPECIALIEJI REIKALAVIMAI BENDROJO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

• Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
  • turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą socialinių arba humanitarinių  mokslų studijų srities išsilavinimą;
  • būti susipažinęs ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, vietos savivaldą, valstybės tarnybą, dokumentų tvarkymą, apskaitą ir jų saugojimą, įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis; taip pat Savivaldybės administracijos nuostatais, Vidaus tvarkos taisyklėmis, Skyriaus veiklos nuostatais, vyresniojo specialisto pareigybės aprašymu;
  • žinoti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą, kitus teisės aktus, reglamentuojančius elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų, fotodokumentų valdymą (rengimą, tvarkymą, apskaitą, naudojimą ir saugojimą);
  • išmanyti Dokumentų rengimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles bei teisės aktų rengimo tvarką, dokumentų aprašymo reikalavimus ir mokėti taikyti juos praktikoje;
  •  išmanyti įstaigos administravimą, žinoti asmenų priėmimo tvarką, būti susipažinusiam su tarnybiniu etiketu bei tarnybiniu protokolu;
  • mokėti savarankiškai ir kvalifikuotai organizuoti ir atlikti darbą, gebėti valdyti informaciją, rengti išvadas, tvarkyti su darbu susijusią dokumentaciją;
  • mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programiniu paketu arba lygiavertėmis programomis;
  • sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu. Būti pareigingam, darbščiam, kūrybingam, iniciatyviam, gebėti bendrauti, visada laikantis etikos normų.

BENDROJO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

• Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas, siekdamas įgyvendinti Savivaldybės administracijai, archyvui (toliau – Archyvas) keliamus tikslus, vykdo šias funkcijas:
  • Pagal kompetenciją dalyvauja rengiant ir rengia Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, Administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo įsakymų projektus, reglamentuojančius dokumentų valdymą, kontroliuoja jų įgyvendinimą, kad būtų užtikrintas Savivaldybei pavestų funkcijų vykdymas.
  • Organizuodamas Archyvo darbą ir tvarkydamas Savivaldybės administracijos elektroninius, vaizdo ir garso dokumentus, fotodokumentus (toliau  kartu – elektroniniai dokumentai):
    • formuoja elektroninių dokumentų bylas, jas tvarko pagal nustatytus archyvinių dokumentų saugojimo reikalavimus, sudaro minėtų bylų apyrašus ir atsako už jų įrašymą į apskaitos dokumentus;
    • pagal nustatytus kriterijus įvertina, atrenka ir parengia elektroninius dokumentus perdavimui į Archyvą;
    •  renka duomenis (nustato įvykius, datas, personalijas) fotodokumentų metaduomenų aprašams sudaryti, aprašo juos;
    • dalyvauja rengiant fotodokumentų parodas, ekskursijas, susitikimus;
    •  teikia metodinę pagalbą elektroninių, fotodokumentų valdymo klausimais skyrių darbuotojams, juos konsultuoja;
    • sudaro ilgai ir nuolat saugomų elektroninių, fotodokumentų bylų vidaus apyrašus, trumpai saugomų bylų sąrašus; atlieka elektroninių dokumentų vertės ekspertizę dėl tolesnio saugojimo ar naikinimo;
    • reguliariai atlieka elektroninių dokumentų kiekio ir būklės tikrinimą;
    • reguliariai daro elektroninių dokumentų atsarginių duomenų kopijas, fiksuoja rezultatus;
    • ilgai ir nuolat saugomas bylas  Elektroninėje  archyvų informacinėje sistemoje  įrašo į apyrašus. 
  • Vykdo Savivaldybės biudžetinių įstaigų, neperduodančių dokumentų Šiaulių regioniniam valstybės archyvui, elektroninių dokumentų valdymo, naudojimo ir saugojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą, teikia biudžetinių įstaigų darbuotojams metodines rekomendacijas pagal kompetenciją.
  • Bendradarbiauja su atitinkamomis valstybinėmis archyvų įstaigomis ir dalyvauja jų pasitarimuose archyvų raštvedybos gerinimo ir tobulinimo klausimais.
  • Dirba su Savivaldybės administracijoje įdiegta dokumentų valdymo sistema  – joje pagal kompetenciją registruoja visus rengiamus raštus, pažymas, aktus, išduodamas kopijas, kitus dokumentus, pasirašo pažymas ir kitus Archyvo parengtus raštus, perduodamų dokumentų aktus ir kitus dokumentus, derina dokumentus.
  • Pagal kompetenciją teikia visą reikiamą informaciją vyriausiajam specialistui (archyvarui), atsakingam už dokumentacijos plano rengimą.
  • Nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų pareiškimus ir skundus Archyvo kompetencijos klausimais.
  • Tvirtina Archyve saugomų dokumentų, Savivaldybėje parengtų arba jos gautų dokumentų  kopijų, išrašų, nuorašų tikrumą, atlieka elektroninių dokumentų popierinių nuorašų ar išrašų spausdinimą ir tvirtinimą.
  • Dalyvauja rengiant Bendrojo skyriaus veiklos programą ir veiklos ataskaitą, pagal kompetenciją teikia duomenis, informaciją, reikalingą Savivaldybės strateginiams plėtros ir veiklos planams sudaryti, įgyvendinti.
  • Dalyvauja Administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų, darbo grupių darbe ir atlieka jų pavestas užduotis, kad būtų įgyvendinti šioms komisijoms ar darbo grupėms suformuoti uždaviniai.
  • Pagal reikalavimus tvarko rengiamus dokumentus, registruoja juos dokumentų valdymo sistemoje ir nustatyta tvarka perduoda į Savivaldybės administracijos archyvą.
  • Pavaduoja Bendrojo skyriaus vyriausiąjį specialistą (archyvarą), jo nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu).
  • Esant būtinybei administruoja Administracijos direktoriaus, mero priimamųjų (toliau – priimamieji) veiklą:
    • organizuoja priimamųjų darbą,
    • dirba su Dokumentų valdymo sistema priimamuosiuose: pagal nustatytus reikalavimus registruoja siunčiamą korespondenciją ir ją pateikia nurodytiems adresatams, registruoja teisės aktus, kitus dokumentus ir perduoda juos atsakingiems asmenims vykdyti,
    • užtikrina tinkamą asmenų aptarnavimą.
  • Vykdo kitus Savivaldybės administracijos direktoriaus, Bendrojo skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal savo kompetenciją, teikia pasiūlymus dėl darbo gerinimo, kad būtų pasiekti Savivaldybės administracijos strateginiai tikslai.
  • Vykdydamas Bendrojo skyriaus vyresniojo specialisto pareigas gali vykti automobiliu po Savivaldybės  teritoriją  ir už jo ribų.