SPECIALŪS REIKALAVIMAI BENDROJO SKYRIAUS SEKRETORIAUS REFERENTO PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

• Darbuotojas, einantis sekretoriaus referento pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
  • turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį socialinių arba humanitarinių mokslų studijų srities išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu, profesinės darbo patirties, mokėti užsienio kalbą B2 lygiu;
  • būti susipažinęs ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, teisės aktais, Administracijos nuostatais, Vidaus tvarkos taisyklėmis, Skyriaus veiklos nuostatais, šiuo pareigybės aprašymu,  kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmenų aptarnavimą, dokumentų valdymą ir tvarkymą; visuomenės informavimą Savivaldybėje;
  • mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją; sugebėti dirbti savarankiškai, planuoti ir organizuoti savo veiklą, kelti savo kvalifikaciją;
  • sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, būti gerų manierų, komunikabilaus būdo, mokėti priimti lankytojus, vesti dalykinį pokalbį, elgtis pagarbiai su aptarnaujamais ir kitais asmenimis;
  • turėti kompiuterinio raštingumo įgūdžių ir žinių, mokėti dirbti kompiuteriu MS Office programiniu paketu, domėtis informacinių technologijų naujovėmis ir jas pritaikyti darbe;
  •  žinoti tarnybinį etiketą, tarptautinį protokolą ir jų laikytis;
  • žinoti saugos darbe, priešgaisrinės saugos, elektrosaugos dirbant kompiuteriu reikalavimus.

BENDROJO SKYRIAUS SEKRETORIAUS REFERENTO PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

• Sekretoriaus referento pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
  • organizuoja priimamojo darbą, vadovų pokalbius telefonu operatyviai sujungdamas juos su išoriniais ir vidiniais abonentais;
  • priima dokumentus vadovams pasirašyti, užtikrina jiems pateikiamos susipažinti ir rezoliucijoms rašyti korespondencijos, kurioje nurodyti terminai, operatyvų perdavimą tolesniam vykdymui (nepažeidžiant korespondencijoje nurodytų terminų); vykdo pavedimų įgyvendinimo laiku stebėseną; renka reikiamą vadovams informaciją iš padalinių ar vykdytojų;
  • aptarnauja asmenis telefonu, suteikdamas jiems prašomą informaciją, susijusią su jam rūpimo klausimo išnagrinėjimu, informuoja interesantus apie asmenų aptarnavimo Savivaldybėje tvarką, struktūrą, darbo laiką, suteikia jiems kitą reikiamą informaciją;
  • dirba su Dokumentų valdymo sistema (toliau – DVS), pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus registruoja įstaigos, vadovų, Savivaldybės kontrolės ir audito tarnybos siunčiamą korespondenciją ir siunčia ją ir kitus vykdomuosius raštus nurodytiems adresatams; DVS registruoja:
    • vadovų priimtus teisės aktus, patikrina, ar galutinai ir tvarkingai parengti dokumentai, siunčia juos derinimo pažymoje nurodytiems adresatams, kartą per mėnesį – Vyriausybės atstovui;
    • įstaigos darbuotojų gautus prašymus, tarnybinius pranešimus, kitus teikiamus siųsti dokumentus (ataskaitas, planus, aktus, sąskaitas ir kt.),
    • sutarčių projekto rengėjų perduotas Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vardu pasirašytas sutartis; sutarčių kopijas ir kitus jų originalų egzempliorius ne vėliau kaip kitą dieną po sutarties registravimo perduoda padaliniui, atsakingam už sutarties įgyvendinimą,
    • vadovų tiesiogiai gautus kvietimus, apie juos informuoja vadovus, derina klausimą dėl jų dalyvavimo renginyje, informuoja apie dalyvavimą suinteresuotus asmenis, jeigu būna kvietime nurodyta – užregistruoja vadovus,
    • Savivaldybės administracijoje rengiamus atsargų nurašymų aktus, tiekėjų apklausos pažymas, gautus aktus, suderintus ir pasirašytus Administracijos direktoriaus ar jo įgaliotų asmenų, ir išsiunčia juos rengusiems asmenims;
  • organizuoja vadovų rengiamus posėdžius ir pasitarimus (renka reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie posėdžio ar pasitarimo laiką, vietą, darbotvarkę); surenka reikiamą vadovui informaciją iš padalinių ar vykdytojų, jo pavedimu kviečia darbuotojus;
  • organizuoja gyventojų priėmimą, informuoja apie juos vadovus, skatina prašymų ir pasiūlymų nagrinėjimo operatyvumą; pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus priima gyventojų prašymus, adresuotus vadovams, registruoja juos DVS ir, vadovams išnagrinėjus, perduoda padaliniams ar konkretiems vykdytojams vadovautis darbe ar atsakymui paruošti; kontroliuoja, ar nepažeidžiami nagrinėjamų gyventojų prašymų atsakymų terminai, primena apie terminus vykdytojams; informuoja vadovus apie prašymų ir skundų nagrinėjimo eigą;
  • rengia vadovų priimamų teisės aktų projektus dėl jų vykimo į komandiruotę Lietuvos Respublikos teritorijoje;
  • vykdo DVS rengėjų nurodytų siunčiamų dokumentų pasirinkto pasirašymo būdo stebėseną ir siekia, kad elektroniniu būdu siunčiami dokumentai būtų pasirašomi elektroniniu parašu,
  • dalyvauja rengiant Bendrojo skyriaus veiklos ataskaitas, planus, pagal kompetenciją sistemina, analizuoja ir teikia informaciją, reikalingą Savivaldybės veiklos ataskaitoms;
  • DVS daro žymas apie dokumento priskyrimą atitinkamai bylai (pagal dokumentacijos planą) ir deda juos saugoti į priskirtas dokumentų bylas, bylas formuoja pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrina jų saugumą ir iki nustatyto termino atiduoda saugoti į Savivaldybės administracijos archyvą, tvarko raštvedybą vadovaudamasis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, tvirtina Savivaldybėje parengtų, gautų dokumentų kopijų ir išrašų tikrumą;
  • užtikrina, kad vadovų darbo vietoje būtų visų reikiamų kanceliarinių, organizacinės technikos priemonių, sukuria palankias sąlygas efektyviam vadovo darbui; tvarko vadovo fondo lėšų panaudojimo apskaitą;
  • priima svečius, oficialias delegacijas, partnerius, laikydamasis svečių priėmimo etiketo ir tarnybinio protokolo taisyklių;
  • prireikus organizuoja interesantų priimamojo darbą ir pavaduoja Bendrojo skyriaus administratorių referentą, sekretorių-referentą jų nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu);
  •  pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo kitus Administracijos direktoriaus, Skyriaus vedėjo pavestus darbus, kurie neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams;
  • vykdydamas sekretoriaus referento pareigas gali vykti automobiliu po rajono teritoriją ir už jo ribų.