SPECIALIEJI REIKALAVIMAI BENDROJO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO (ARCHYVARO) PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI
Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą socialinių arba humanitarinių mokslų studijų srities išsilavinimą, ne mažiau kaip 1 metų profesinio darbo patirties;
būti susipažinęs ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, vietos savivaldą, valstybės tarnybą, dokumentų tvarkymą, apskaitą ir jų saugojimą, įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis; taip pat Administracijos nuostatais, Vidaus tvarkos taisyklėmis, Skyriaus veiklos nuostatais, vyriausiojo specialisto pareigybės aprašymu;
turi gebėti kontroliuoti, kaip Savivaldybės biudžetinėse įstaigose vykdomi teisės aktų nustatyti dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimai (pretendentui netaikoma);
turi gebėti konsultuoti Savivaldybės biudžetinių įstaigų darbuotojus bei kitus asmenis dokumentų tvarkymo, jų apskaitos, archyvo tvarkymo klausimais (pretendentui netaikoma);
išmanyti Dokumentų rengimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles bei teisės aktų rengimo tvarką;
mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programiniu paketu arba lygiavertėmis programomis;
mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas; sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu;
sugebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą.
BENDROJO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO (ARCHYVARO) PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS
Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas, siekdamas įgyvendinti Savivaldybės administracijos archyvui (toliau – Archyvas) keliamus tikslus, vykdo šias funkcijas:
Organizuojant Archyvo darbą ir tvarkant Savivaldybės administracijos archyvinius dokumentus:
užtikrina Archyvo darbą, racionalų darbo laiko panaudojimą, visų užduočių atlikimą kvalifikuotai ir laiku;
tvarko Archyvą: nustatyta tvarka priima iš Savivaldybės administracijos padalinių perduodamus dokumentus saugoti į Archyvą, tikrina jų suformavimą, tvarko archyviniam saugojimui perduotų dokumentų apskaitą, pagal nustatytą tvarką šifruoja, sistematizuoja, aprašo, užtikrina jų tinkamą sutvarkymą, naudojimą, saugojimą bei perdavimą saugoti valstybės archyvams teisės aktų nustatyta tvarka;
pagal skyrių suformuotas bylas rengia bendrą Savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, esant poreikiui – papildymų sąrašą, ir teisės aktų nustatyta tvarka per Elektroninę archyvų informacinę sistemą (toliau – EAIS) derina jį su Šiaulių regioniniu valstybės archyvu;
rengia Administracijos dokumentų registrų sąrašus, sudaro bylų apyrašus ir nustatyta tvarka teikia juos derinti per EAIS;
atlieka dokumentų vertinimą ir atranką dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo;
atrenka Archyve saugomų dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, neturinčių išliekamosios vertės, bylas nurašymui ir naikinimui, atlieka jų vertės ekspertizę, parengia dokumentų apyrašus, naikinamų dokumentų aktus užtikrinant, kad jie būtų kolegialiai aptariami ir suderinami; pasirašo naikinamų dokumentų aktus, organizuoja ir užtikrina teisingą jų sunaikinimą pagal teisės aktų nustatytus reikalavimus;
periodiškai atlieka Archyvo fondų tikrinimus, prižiūri dokumentų fizinę būklę;
užtikrina Archyve saugomų dokumentų tinkamą archyvavimą, fondų tvarkymą, topografiją, dokumentų panaudojimą ir apskaitą;
Savivaldybės administracijos darbuotojams pagal paklausimą teikia Archyve saugomų dokumentų patvirtintas kopijas, išrašus, nuorašus;
teikia Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių darbuotojams metodinę pagalbą formuojant skyrių bylas, dokumentų tvarkymo ir perdavimo į Archyvą toliau saugoti klausimais.
Vykdant Savivaldybės biudžetinių įstaigų, neperduodančių dokumentų Šiaulių regioniniam valstybės archyvui, dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą:
kontroliuoja, kaip įstaigose vykdomi teisės aktų nustatyti dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimai, tvarkomas archyvas, atlikdamas patikrinimus pagal Administracijos direktoriaus patvirtintą patikrinimų grafiką;
pagal kompetenciją nagrinėja iš įstaigų gautus dokumentacijų planus, veiklos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus, sprendimus dėl dokumentų naikinimo (jeigu yra neatitikimų, pastabų, grąžina dokumentus įstaigoms su reikalavimu ištaisyti ir pateikti derinti pakartotinai);
žodžiu arba raštu įspėja įstaigas apie pastebėtus trūkumus ir nurodo terminus nustatytiems pažeidimams pašalinti, reikalauja paaiškinimų dėl teisėtų reikalavimų nevykdymo;
kasmet baigiantis metams rengia ateinančiais metais numatomų atlikti patikrinimų grafiką dėl dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo įstaigose ir teikia jį tvirtinti Administracijos direktoriui, pasibaigus metams teikia direktoriui ataskaitą pagal direktoriaus įsakymu patvirtintą formą;
per dokumentų valdymo sistemą derina įstaigų veiklos dokumentacijų planus, esant poreikiui – papildymų sąrašus, dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus, sprendimus dėl dokumentų naikinimo ir pan., veda dokumentų fondo stebėjimo bylas;
Archyve turimų dokumentų pagrindu teisės aktų nustatyta tvarka renka duomenis ir išduoda fiziniams ir juridiniams asmenims archyvines pažymas, dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus ir kitą reikalingą informaciją pagal kompetenciją, rengia atsakymus į užklausimus;
teikia metodines rekomendacijas pagal kompetenciją biudžetinių įstaigų darbuotojams, atsakingiems už dokumentų, archyvo tvarkymą.
Rengia Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, Administracijos direktoriaus, Administracijos direktoriaus pavaduotojo įsakymų projektus pagal savo kompetenciją, kontroliuoja jų įgyvendinimą, kad būtų užtikrintas Savivaldybei pavestų funkcijų vykdymas.
Bendradarbiauja su atitinkamomis valstybinėmis archyvų įstaigomis ir dalyvauja jų pasitarimuose archyvų raštvedybos gerinimo ir tobulinimo klausimais.
Dirba su Savivaldybės administracijoje įdiegta dokumentų valdymo sistema – joje pagal kompetenciją registruoja visus rengiamus raštus, pažymas, aktus, išduodamas kopijas, kitus dokumentus, pasirašo pažymas ir kitus Archyvo parengtus raštus, perduodamų dokumentų aktus ir kitus dokumentus, derina dokumentus.
Nustatyta tvarka gauna iš Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, biudžetinių įstaigų dokumentus ir informaciją pagal kompetenciją.
Teikia informaciją pagal kompetenciją visiems suinteresuotiems asmenims.
Nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų pareiškimus ir skundus Archyvo kompetencijos klausimais.
Tvirtina Archyve saugomų dokumentų, Savivaldybėje parengtų arba jos gautų dokumentų kopijų, išrašų, nuorašų tikrumą.
Pavaduoja Bendrojo skyriaus archyvarą, atsakingą už likviduotų rajono įmonių archyvinių dokumentų saugojimą, jo nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu).
Vykdo kitus Savivaldybės administracijos direktoriaus, Bendrojo skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal savo kompetenciją, teikia pasiūlymus dėl darbo gerinimo, kad būtų pasiekti Savivaldybės administracijos strateginiai tikslai
Vyriausiojo specialisto (archyvaro) nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu) jo funkcijas atlieka Bendrojo skyriaus archyvaras, atsakingas už likviduotų rajono įmonių archyvinių dokumentų saugojimą
Atleidžiamas iš pareigų vyriausiasis specialistas perduoda reikalus skyriaus vedėjui arba jį pavaduojančiam asmeniui surašant ir pasirašant reikalų perdavimo ir priėmimo aktą.